決算書をいざ説明するとなると、緊張してしまうという方もいらっしゃるのではないでしょうか？話をする相手の社長様が、どんな説明を求めているのかが分かれば、心に余裕も生まれるはずです。
そこで今回は、黒字会社の社長様が我々会計事務所に求めている、決算書を説明する際のポイントを解説していきます。お客様の黒字化率67.2%（日本全国では33.6%※H27年度 国税庁「会社標本調査」より）の古田土会計において、実際に意識しているポイントですので、ぜひ参考にしていただければと思います。
なお、より俯瞰した形で決算書説明の全体像が知りたい方は、「会計事務所がおさえておくべき 黒字会社の決算書の説明」をご覧ください。
１．決算書を説明するときの5つのポイント
決算書を説明するときのポイントは、以下の5つです。
- １．専門用語を使い過ぎない
- ２．結論を端的に伝える
- ３．良かった点と改善点をそれぞれ伝える
- ４．未来につなげる話をする
- ５．細かい話をしすぎない
専門用語を使い過ぎない
ポイントの1つ目は、専門用語を使い過ぎないということです。理由は単純で、専門用語を使い過ぎた時点で話が分かりにくくなるからです。例えるならば、数学にあまり親しみがない人が微分積分について数式を用いて説明をされても、理解できずに「もう、無理」と諦めてしまうのと同じです。
同じように、決算書についても専門用語を並びたてるだけで、拒絶反応を起こしてしまう社長様は多いでしょう。実際に、中小企業の社長様は、数字にあまり強くない方が大半です。それは、利益が出ているような黒字会社の社長様であっても同じです。
専門家としての権威を示そうと、あえて専門用語を多用したほうがよい気がするかもしれませんが、完全に間違いです。会計事務所白書2017によれば、顧問先の税理士・公認会計士との契約を解約に至った理由は、「コミュニケーション」による問題が46.7%と圧倒的な比率を占めています。
つまり、専門用語を多用した分かりにくい説明よりも、簡素で分かりやすい言葉を使ったほうがむしろ社長様からの評価は高くなるということです。
参考：会計事務所白書2017 P.17 契約の解約に至った理由（https://www.accnt.jp/report/2017g.pdf）
結論を端的に伝える
ポイントの2つ目は、結論を端的に伝えるということです。理由は、シンプルに話が伝わりやすいからです。「本日の要点は、これと、これと、これです。」と先に結論を言うことで、社長様も話を聞き入れる準備ができます。要点は、多くても3つくらいにまとめるとよいでしょう。
また、主観を入れずに事実だけを伝え、それと合わせて結果の原因を話すという順番が最適です。
良かった点と改善点をそれぞれ伝える
ポイントの3つ目は、良かった点と改善点をそれぞれ伝えるということです。上述した、「結論を端的に伝える」ということをしたうえで、良かった点と改善点をそれぞれ伝えていきます。大切なことは、端的に、専門用語を使わずに話すということです。
未来につなげる話をする
ポイントの4つ目は、未来につなげる話をすることです。なぜなら、社長様が最も知りたいことは、理想の会社像を達成するために、何をすればよいのかということだからです。初めに利益や税金の話をしつつ、未来に向けて数字的根拠も示しながら話ができると、信用が高まります。
ぜひ、社長様がどのように考えているか話を引き出しつつ、未来の理想達成に向けたサポートをしていきましょう。
細かい話をしすぎない
ポイントの5つ目は、細かい話をしすぎないということです。理由としては、あまり枝葉のことを話し過ぎると、話の本質から外れてしまうからです。よくやりがちなのは、別表の一つ一つを細かく説明し過ぎてしまうということです。
細かいところまで知りたいというお客様であればよいかもしれませんが、忙しい社長様がそこまで求めることは珍しいでしょう。もちろん、説明の中で外せない箇所については、丁寧に説明する必要はあります。
２．小学生が聞いても分かるように話す
今回は5つのポイントをご紹介しましたが、最も重要なことは「小学生が聞いても分かるように話す」という意識を持つことです。なぜなら、我々会計人が話をする相手は、専門家ではなく数字にあまり強くない社長様だからです。
社長様は、利益が増えた（減った）原因が何で、今後どのように対策していけばよいのかを知りたがっています。ですから、そのニーズをくみ取り、誰が聞いても分かるようにかみ砕いて説明をすることで、高い評価をいただくことができます。
専門家だから専門用語を多用して話すのではなく、専門家だからこそ、相手に合わせて分かりやすく話をする必要があるのです。
まとめ
黒字会社に決算書の説明をする際に、会計事務所が意識するべきポイントは下記の通りです。
- １．専門用語を使い過ぎない
- ２．結論を端的に伝える
- ３．良かった点と改善点をそれぞれ伝える
- ４．未来につなげる話をする
- ５．細かい話をしすぎない
また、最も重要なことは「小学生が聞いても分かるように話す」という意識を持つことです。私たちが話をする相手は、あくまでも数字にあまり強くない社長様であるということを念頭に置きつつ、専門家として相手に合わせる配慮を持ちたいものです。
ぜひ、参考にしていただけますと幸いです。
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